ERP


ERP

         เมนูนี้ใช้เป็นแหล่งรวบรวมองค์ความรู้เกี่ยวกับระบบ ERP ในโครงการ MFL สิ่งที่ผู้ใช้ทุกคนจะต้องรู้ และควรจะรู้เพื่อให้การทำงานของระบบ ERP ภายในมูลนิธิเป็นไปอย่างราบรื่น

          ปัจจุบัน ทางมูลนิธิได้นำ ERP ( Enterprise Resource Planning ) มาใช้ซึ่งก็คือ ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร เพื่อที่จะใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเชื่อมโยงข้อมูลของระบบต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงิน ระบบงานจัดซื้อ ระบบงานการขาย และระบบงานคลังสินค้า โดยที่มีฐานข้อมูลเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรข้อมูลให้ได้ประโยชน์สูงสุด

          จากเดิมในแต่หน่วยงานจะมีโปรแกรมหรือข้อมูลเป็นของตัวเอง การแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือการสื่อสารข้อมูลจึงมีความไม่ถูกต้องค่อนข้างสูง สิ่งเหล่านี้ทำให้เป็นอุปสรรคต่อการวางแผนและตัดสินใจขององค์กร

          เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรข้อมูลร่วมกันอย่างเป็นประโยชน์สูงสุดการนำ ERP มาใช้กับมูลนิธิจึงต้องมีการสื่อสารทำความเข้าใจกับผู้ใช้งานในเบื้องต้น เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจและรับทราบถึงการทำงานที่ร่วมกันไปในแนวทางเดียวกัน ดังนั้นเอกสารฉบับนี้จะกล่าวถึง

แนวคิดโครงสร้างของข้อมูลใน ระบบ ERP

Dimension

สิ่งแรกที่เราจะต้องเข้าใจระบบ ERP ของมูลนิธิก็คือ Dimension   แต่ก่อนเราจะคุ้นเคยกับรหัสหน่วยงานที่ประกอบไปด้วยตัวเลข 3 หลัก เช่น 201 คือ ส่วนงานกาแฟ  803 คือ หน่วยงาน IT เป็นต้น  แต่ในระบบ ERP มีการแยกมุมมองของหน่วยงานในองค์กรเป็น 3 มุมมอง/มิติ หรือเรียกว่า Dimension โดยในระบบ ERP จะประกอบไปด้วย 3 Dimension คือ Department, Cost Center และ Purpose เมื่อเรานำ 3 Dimension นี้มาประกอบกันจะมีความหมายเป็นหน่วยงานปัจจุบันที่เราทำอยู่

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าหน่วยงานที่เราทำอยู่ปัจุบันประกอบด้วย Dimension อะไรบ้าง

ให้click ที่ -> Dimension ตารางนี้จะจับคู่ รหัสหน่วยงานเก่ากับ Dimension ปัจจุบันที่ทำอยู่เพื่อให้ทุกคนทราบ Dimension ปัจจุบัน

เมื่อเราทราบ Dimension ของหน่วยงานตัวเองที่ทำอยู่แล้วฉะนั้นสิ่งที่เราควรให้ความใส่ใจในการบันทึก ข้อมูลในระบบ ERP เป็นไปอย่างถูกต้องควรจะตรวจสอบ Dimension ให้ถูกต้องทุกครั้งที่บันทึก

Item Code

          แต่เดิมก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น ในหน่วยงานต่างๆ จะมี Item code(รหัสสินค้า)ของตัวเองเนื่องจากต่างคนต่างเก็บข้อมูลแม้สินค้าเป็นชนิดเดียวกันแต่รหัสสินค้าเป็นคนละรหัส เมื่อเรานำระบบ ERP มาใช้ สิ่งแรกที่จะต้องให้ความสำคัญก็คือการนำ Item code ทุกหน่วยงานให้เข้ามาอยู่ในระบบ ERP ซึ่งทางหน่วยงานบัญชีได้รวบรวมรหัสสินค้าทั้งหมดภายในมูลนิธิ ให้มาเป็นหนึ่งเดียวกันหมด ดังนั้นทุกคนจะต้องใช้รหัสสินค้าใหม่รวมกัน โดยการจัดกลุ่มสินค้าจะมี Item Group (กลุ่มสินค้า)เป็นตัวแบ่งประเภทสินค้าไว้แล้ว Item code เหล่านี้ทุกหน่วยงานสามารถใช้ร่วมกันได้ แต่โดยมากแต่ละหน่วยงานมักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับ Item Group เพียงไม่กี่กลุ่ม หากเราทำความเข้าใจเกี่ยวกับกลุ่มสินค้าได้จะทำให้เราหารหัสสินค้านั้นได้มากขึ้น

          ดังนั้นเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจกลุ่มสินค้า จึงได้รวบรวมกลุ่มสินค้าที่มีอยู่ในระบบให้ทุกคนรับทราบร่วมกันต่าง link นี้ -> Item Group

รู้จักแต่รหัสสินค้าเก่าจะหาสินค้ารหัสใหม่ได้อย่างไร

เพื่ออำนวยความสะดวกในเปรียบเทียบรหัสสินค้าเก่ากับรหัสสินค้าใหม่ สามารถดูได้ที่ตารางนี้ -> Item Old

แนวทางและระเบียบปฏิบัติของการทำงานร่วมกันในระบบ ERP

ระบบ ERP ที่เราใช้อยู่ปัจจุบันมีสิทธิการใช้งานเข้าพร้อมกันได้จำนวน 28 คน แต่เนื่องจากคนที่เกี่ยวข้องในการใช้โปรแกรม ERP มีจำนวนมากกว่าหลายเท่านัก  ดังนั้นขอให้ทุกคนคำนึงถึงการใช้โปรแกรม ERP ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพโดยการไม่เปิดโปรแกรม ERP ทิ้งไว้เนื่องจากการเปิดโปรแกรมทิ้งไว้จะทำให้คนอีกจำนวนหนึ่งไม่สามารถใช้ งานได้

จุดรับของ(สินค้า) หรือ Warehouse

ในการที่ผู้ใช้งานทำใบขอซื้อ PR (Purchase Requisition) สิ่งหนึ่งที่ User ต้องระบุในใบขอซื้อก็คือจะ

ต้องระบุจุดรับของ ซึ่งในระบบจะเรียกว่า Warehouse หรือว่าคลังสินค้านั้นเอง

ในกรณีที่ผู้ใช้งานเป็นพนักงานทั่วไป ที่ไม่มี Warehouse หรือคลังสินค้าของตัวเองในหน่วยงาน  ให้ระบุจุดรับสินค้าเป็นที่สำนักงานดังนี้ คือ

6101 สำนักงานใหญ่กรุงเทพ
6131 สำนักงานใหญ่ ดอยตุง

ในกรณีที่ต้องเข้าคลังสินค้าของ Logistic ให้ใช้

5801  คลังสินค้าหลัก กรุงเทพ  (871 โลจิสติกส์ - กทม)
5811  คลังสินค้าหลัก ดอยตุง   (870 โลจิสติกส์ - ดอยตุง)

ในกรณีที่เป็น โรงงานต่างๆ จะขึ้นต้นด้วย รหัส 53 ดังนี้คือ

5301  โรงงานทอพรม   รหัสหน่วยงานเดิม 302
5303  โรงงานย้อมสี  รหัสหน่วยงานเดิม 303
5305  โรงงานทอผ้า   รหัสหน่วยงานเดิม 304
5307  โรงงานตัดเย็บเสื้อและผลิตภัณฑ์  รหัสหน่วยงานเดิม  305
5309  โรงงานซิลค์สกรีน  รหัสหน่วยงานเดิม 309
5311  โรงงานกระดาษสา รหัสหน่วยงานเดิม  306
5313  โรงงานเซรามิค รหัสหน่วยงานเดิม 307
5315  โรงงานผลิตบรรจุภัณฑ์ รหัสหน่วยงานเดิม 308
5331  โรงงานกาแฟ   รหัสหน่วยงานเดิม 201
5351 โรงงานแมคคาเดเมียและโรงงานน้ำดื่ม  รหัสหน่วยงานเดิม 270 275

นอกจากที่กล่าวมาสามารถดูเพิ่มได้ในระบบในส่วนของ Warehouse

การตรวจสอบการใช้งานโปรแกรมเบื้องต้น

เลือก Company ได้ถูกต้อง
ทุกครั้งที่บันทึกข้อมูลกำหนด Dimension ของการบันทึกที่ถูกต้อง

You are here: